Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentkontrollspesialist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig dokumentkontrollspesialist som vil være ansvarlig for å sikre at alle dokumenter håndteres, lagres og distribueres i henhold til gjeldende standarder og prosedyrer. Som dokumentkontrollspesialist vil du spille en sentral rolle i å opprettholde kvalitet og sporbarhet i dokumentasjonsprosesser, samt støtte prosjektteam og ledelse med korrekt og oppdatert dokumentasjon. Du vil arbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at dokumentflyten er effektiv, og at alle nødvendige revisjoner og godkjenninger blir gjennomført til rett tid. Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, struktur og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du vil også være ansvarlig for å implementere og forbedre dokumentkontrollsystemer, samt opplæring av kolleger i bruk av disse. Arbeidsoppgavene inkluderer mottak, registrering, arkivering og distribusjon av tekniske og administrative dokumenter, samt oppfølging av revisjoner og endringer. Du må kunne håndtere konfidensiell informasjon på en profesjonell måte og sørge for at alle dokumenter er i samsvar med interne og eksterne krav. Vi ser etter deg som har erfaring med dokumentkontroll, gjerne fra tekniske eller industrielle prosjekter, og som har god kjennskap til relevante IT-verktøy og systemer. Du må være strukturert, detaljorientert og ha gode samarbeidsevner. Hos oss får du muligheten til å utvikle deg i et spennende og profesjonelt miljø, med varierte arbeidsoppgaver og gode utviklingsmuligheter.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Sikre korrekt mottak, registrering og arkivering av dokumenter
- Administrere og vedlikeholde dokumentkontrollsystemer
- Distribuere dokumenter til relevante parter og følge opp godkjenninger
- Overvåke revisjoner og endringer i dokumentasjon
- Sørge for at dokumenter er i samsvar med interne og eksterne krav
- Gi opplæring og støtte til kolleger i dokumenthåndtering
- Utarbeide og oppdatere prosedyrer for dokumentkontroll
- Håndtere konfidensiell informasjon på en sikker måte
- Delta i forbedringsprosesser for dokumentflyt
- Rapportere status og avvik til ledelsen
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon, dokumenthåndtering eller lignende
- Erfaring med dokumentkontroll, gjerne fra tekniske prosjekter
- God kjennskap til dokumentkontrollsystemer og IT-verktøy
- Strukturert og detaljorientert arbeidsstil
- Gode samarbeidsevner og kommunikasjonsevner
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Erfaring med kvalitetskontroll og revisjonsprosesser er en fordel
- Behersker norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig
- Evne til å arbeide selvstendig og ta initiativ
- Høy integritet og forståelse for konfidensialitet
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å jobbe med dokumentkontroll?
- Hvilke dokumentkontrollsystemer har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i dokumenthåndteringen?
- Kan du beskrive en situasjon der du håndterte en revisjon?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når det er mange dokumenter å behandle?
- Har du erfaring med opplæring av kolleger i dokumentkontroll?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Hva ser du som de største utfordringene i denne rollen?
- Hvordan holder du deg oppdatert på relevante lover og standarder?
- Hvorfor ønsker du å jobbe hos oss?
